Du lundi au vendredi de 7h30 à 20h30 - Le samedi jusqu'à 12h
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Il se découpe souvent en plusieurs choix. ATTENTION, un trop grand nombre de solution risque de perdre l’émetteur de l’appel, une moyenne maximale
de 5 choix est fortement conseillée. N’oubliez pas qu’il faut se souvenir de toutes les possibilités, avant d’en sélectionner une.
Il est également conseillé, de faire une énumération simple, avec de petites phrases ou expressions avant de donner le numéro du choix possible.
La clarté, dans ce message est de rigueur, votre contacte risque d’abandonner son appel, si l’accès devient trop ardu.
Vous risquez donc de frustrer vos interlocuteurs habitués et de perdre même des premiers contactes.
Cette solution de message doit être synonyme de gain de temps pour tout le monde. Pour vos interlocuteurs comme pour vous. N’omettez pas le fait, que beaucoup de gens n’aiment pas parler avec des machines, le contact humain reste primordial.
Conseils d'utilisation
Cela varie évidemment en fonction de vos besoins. Ce message ne permet en aucun cas, de transmettre des informations commerciales, à caractères publicitaire. Il s’agit là, d’un accueil mécanique de vos interlocuteurs.
Il accueille votre contacte et l’invite à être redirigé vers les services concernés.
Cliquez sur le lien suivant pour obtenir une liste de quelques exemples couramment utilisés susceptibles de vous aider à la rédaction de votre propre contenu.
Son contenu
Son rôle
Le standard automatique vous permet d’orienter directement l’appelant vers un service précis de votre entreprise. Il est conçu pour soulager le nombre d’appel auprès de votre standardiste. Il peut même parfois, aller, jusqu’à remplacer provisoirement une hôtesse d’accueil.
Qu'est-ce qu'un Standard Automatique et à quoi sert-il ?
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Conseils d'utilisation
Peut de généralités, il s’agit là, d’une étude au cas par cas.
Si vous disposez d’un numéro surtaxé, vert, ou autre tel qu’un 0 800…
Une multitude de messages possibles, en fonction du but de cet outil. Serveurs d’informations, de consultations, comme d’accueil pour les structures de grande envergure.
En général, ces structures sont hébergées par des sociétés spécialisées et les contraintes techniques, tant matériels qu’audio sont sujet à une étude approfondie.
L’exemple typique de ces formules : les jeux par téléphone, où l’on vous demande de saisir, votre numéro d’appel, voir votre département, et bien d’autres renseignements… Ou encore, les serveurs audiotel, dédiés aux rencontres.
Son contenu
Son rôle
Se substituer à une personne, partiellement ou totalement.
Qu'est-ce qu'un Serveur Vocal et à quoi sert-il ?
Il est recommandé de ne pas surcharger ce message d’informations. En effet, la technique (les matériels de téléphonie), ne permettent guère de dépasser les 30 secondes. Il ne faut pas négliger, que la personne cherchant à prendre contact, est déjà frustré, d’où l’intérêt d’un message bref et précis. Beaucoup, n’attendrons peut être même pas la fin du message pour raccrocher.
Vous pouvez, en fonction de certains systèmes, laisser la possibilité de laisser un message ou non. Assurez-vous, où engagez-vous à consulter vos messages dès votre retour et de donner suite aux messages laissés. Ceci fait partie d’une image d’entreprise qui peut refléter le sérieux de vos collaborateurs.
Conseils d'utilisation
Il vous permet de préciser vos jours et horaires d’ouverture voir même des coordonnées particulières dans le but de vous joindre en cas d’urgence. Il est amené à changer en fonction de périodes liées au calendrier, congés, inventaire, ou autres fermetures exceptionnelles.
Vous pouvez également, profitez de ce message, pour rappeler un évènement important au sein de votre entreprise, ATTENTION, soyez bref, le temps est compté. Une adresse internet (si vous en possédez une) peut être, la solution, pour apporter les premières informations à votre contacte.
Vous trouverez une série d’exemples, susceptibles de vous aider à formuler votre propre message, en cliquant sur le lien suivant.
Son contenu
Son rôle
Ce message a pour but de signaler à l’appelant, que votre accueil téléphonique est interrompu.
Qu'est-ce que le Répondeur et à quoi sert-il ?
Le message pré-décroché, d’une durée moyenne de 15 secondes, peut-être diffusé partiellement ou totalement en fonction des paramètres de votre installation. Si vous souhaitez obtenir ces informations, il vous suffit de contacter votre prestataire en téléphonie. ATTENTION, certains produits de téléphonie ne sont pas conçus pour choisir l’option partielle ou totale de la diffusion du pré-décroché.
Nous vous conseillons également, de demander, la synchronisation du pré-décroché à chaque appel, mais aussi un paramétrage ne permettant qu’une diffusion unique du message. Les boucles musicales, avant d’obtenir une personne physique, pourrait exaspérer particulièrement vos interlocuteurs, qu’ils soient occasionnels ou habituels.
Conseils d'utilisation
Le contenu du premier message de votre accueil téléphonique, doit être simple, précis, parfois stéréotypé, mais efficace au risque de paraître expéditif. Cliquez sur le lien suivant pour obtenir une liste de quelques exemples couramment utilisés.
Le choix musical doit être réfléchi. Pensez dès maintenant que vous n’êtes que très rarement amené à vous appeler. C’est pourquoi nous vous suggérons de raisonner, en prenant la place de vos clients et fournisseurs
ATTENTION : une musique énergique, au rythme rapide, n’est pas synonyme d’une dynamique d’entreprise.
Son contenu
Son rôle
Le pré-décroché est le message, en téléphonie d’entreprise, qui présente votre société à l’appelant avant que l’opératrice d’accueil ne réponde.
De par ce fait, cela allège la phrase de présentation de votre standardiste. Il ne lui reste plus qu’à s’identifier par son prénom seul ou complété de son patronyme. Par expérience, nous vous invitons à bannir les titres de civilité avant votre présentation.
Qu'est-ce que le Pré-décroché et à quoi sert-il ?
La durée moyenne de ce message est d’1 minute.
Certains équipements permettent plus encore, cependant nous vous conseillons d’éviter les mises en attente prolongée, sans reprendre contacte avec votre interlocuteur. Quelques secondes suffisent pour faire à nouveau patienter votre correspondant, tout en lui signifiant l’intérêt que vous lui portez : se sentir oublié fait rarement plaisir, même si la téléphonie actuelle, nous permet de ne pas faire attention au coût lié au temps d’appel.
Sur 1 minute impartie, n’oubliez pas de réserver un espace musical seul, un contenu trop important ne sera pas retenu par vos clients et finira par les lasser : d’où l’intérêt d’un choix musical stratégique, à la fois dynamique, peu agressif, pouvant refléter une équipe jeune… cela dépend évidemment de l’image que vous souhaitez donner de votre entreprise.
Il faut savoir, que ce message est diffusé en boucle. La technique actuelle, ne permet pas de le synchroniser à chaque mise en attente. L’auditeur arrivera au hasard, n ‘importe où sur l’Attente téléphonique. Si son attente se prolonge, il entendra l’intégralité du message, lors de son deuxième passage.
Conseils d'utilisation
Vous profiterez de cet espace de communication, pour y présenter par exemple votre entreprise, (en l’absence d’un pré-décroché), son activité, son actualité, mettre en avant de nouveaux produits, informer de vos périodes de fermetures, congés, salon(s) et exposition(s), fête de fin d’année, vœux, adresse de site internet…
Pour obtenir une liste de quelques exemples couramment utilisés susceptibles de vous aider à la rédaction de votre propre contenu : Cliquez sur le lien suivant pour obtenir une liste de quelques exemples couramment utilisés.
Le choix musical doit être réfléchi. Pensez dès maintenant que vous n’êtes que très rarement amené à vous appeler. C’est pourquoi nous vous suggérons de raisonner, en prenant la place de vos clients et fournisseurs
ATTENTION : une musique énergique, au rythme rapide, n’est pas synonyme d’une dynamique d’entreprise.
Son contenu
Son rôle
Ce message d’attente téléphonique intervient lorsque vous transférez un appel vers un autre poste ou pour faire patienter agréablement votre contact.
Qu'est-ce que l'Attente Musicale et à quoi sert-elle ?